POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETO

La presente política expedida por EUROETIKA LTDA para el tratamiento de datos personales tiene el propósito de dar un tratamiento legal a las bases de datos personales para el estricto cumplimiento de la ley 1581 del 2012, decreto 1377 del 2013, decreto 886 del 2014 y demás normas que los modifiquen, aclaren y/o complementen, para permitir que los titulares de los datos personales conozcan sus derechos y la forma de ejecutarlos. De esta forma nuestra política aplicará a todos los datos personales que se encuentren registrados en EUROETIKA LTDA y que sean objeto de dicho tratamiento.

2. RESPONSABLE

Razón Social: Euroetika Ltda.
Dirección: Calle 73 # 22 60
Ciudad: Bogotá
Dirección electrónica: habeasdata@euroetika.com
Teléfono: 2170066
Encargado: Área Legal

3. ALCANCE

La presente política de tratamiento de datos personales está dirigida a socios, clientes, trabajadores, proveedores y contratistas de EUROETIKA LTDA cuyos datos personales se encuentran incl/uidos en las bases de datos de esta empresa.

VIGENCIA
La presente política rige a partir del 1 de agosto de 2016, recopilando y actualizando las anteriores normas que entraron en vigencia previamente a esta fecha.
DEFINICIONES
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. EUROETIKA LTDA cuenta con diferentes bases de datos, las cuales están sujetas a la aplicación de la normatividad prevista por la ley 1581 del 2012 y demás normas concordantes, complementarias y/o aclaratorias.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Sin embargo ciertos datos personales hacen parte de documentos de público conocimiento como son los incluidos en el Registro civil de nacimiento, Registro civil de matrimonio, etc.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de la misma.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o sobre el tratamiento de los mismos.
Para todos los efectos del presente, se entiende por:
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2. Aviso de privacidad: Es la comunicación verbal o escrita emanada del responsable y dirigida al titular para notificarle acerca de la existencia de las políticas para el manejo y tratamiento de sus datos personales.
PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la normatividad vigente para el tratamiento de datos personales se dará aplicación a los siguientes principios
1. Legalidad: el tratamiento a que se refiere la ley 1581 del 2012 es una actividad regulada y que EUROETIKA LTDA debe sujetarse a lo establecido en ella y a las demás normas pertinentes
2. Finalidad: el tratamiento de los datos personales recolectados por EUROETIKA LTDA tienen por objeto un fin que será comunicado a su titular
3. Libertad: el tratamiento de datos personales estará siempre precedido del consentimiento previo, expreso e informado por parte del titular. No es posible obtener o divulgar los mismos sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
4. Veracidad: los datos personales que suministre el titular y que EUROETIKA LTDA del tratamiento de base de datos deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados comprobables y comprensibles. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error
5. Transparencia: EUROETIKA LTDA garantizara a su titular el derecho a obtener del responsable o del encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le concierne, en cualquier momento y sin restricciones
6. Acceso y circulación restringida: los datos personales obtenidos por EUROETIKA LTDA, exceptuando aquellos que sean públicos no estarán disponibles en internet ni en otro medio de comunicación masiva a excepción de aquellos eventos en los cuales son técnicamente controlables para brindar un conocimiento restringido a sus titulares o a terceros autorizados conforme a la ley
7. Seguridad: EUROETIKA LTDA adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad necesaria a las bases de datos objeto de tratamiento con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
8. Confidencialidad: Todos los colaboradores de EUROETIKA LTDA que intervienen en el tratamiento de las bases de datos personales, se encuentran obligados a garantizar la reserva de la información.

4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

1. El tratamiento se refiere a la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción de datos personales. EUROETIKA LTDA puede demandar, transmitir o transferir algunos datos personales a sus representados lo cual se realizará en estricto cumplimento de la normatividad.
2. En atención al objeto y para facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales a su cargo EUROETIKA LTDA realiza directamente o a través de contratistas o mandatarios, el uso de datos personales de empleados, proveedores personas naturales, contratistas personas naturales, pacientes y médicos.
3. Para realizar el tratamiento es necesaria la autorización del titular, la cual podrá constar: a) por escrito, b) de forma oral oc) mediante conducta inequívoca del titular que permita concluir que concedió la autorización; en caso alguno el silencio puede asimilarse a una conducta inequívoca.
4. EUROETIKA LTDA conservará los registros y tendrá los mecanismos necesarios para constatar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte del titular de sus datos personales para realizar el tratamiento.

La finalidad del tratamiento de datos personales está supeditado a la clase de datos en particular:
1. Personas con vinculación laboral: EUROETIKA LTDA requiere durante el vínculo laboral y después de su terminación para el cumplimiento de obligaciones legales laborales a su cargo como nómina, pagos y reportes al sistema de seguridad social (salud, pensión, ARL etc.), atención de consultas, peticiones, solicitudes, reclamos hechas por el titular de la información o por sus herederos, o por cualquier entidad a la que el titular esté o hubiere estado vinculado.
2. Tratamiento de datos de médicos: EUROETIKA LTDA puede contactar con alguna frecuencia al cuerpo médico bien sea telefónica, electrónica, personalmente o por cualquier otro medio para entregarles información científica y/o brindarles información relacionada con temas de salud y/o manejo de enfermedades.
3. Tratamiento de datos personales de proveedores y contratistas: siempre y cuando sean personas naturales se requiere mientras exista la relación comercial y después de terminada esta, con el fin de proveer el cumplimiento a las obligaciones contractuales a cargo de EUROETIKA LTDA, tales como reconocimiento y pago de honorarios, elaboración de reportes que por ley se tiene la obligación de realizar, peticiones, solicitudes, reclamaciones elevadas por el titular de la información.
4. Tratamiento de datos personales de clientes: son las bases de datos que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad comercial para la venta de bienes de EUROETIKA LTDA.
5. Tratamiento de datos de pacientes: el tratamiento de datos personales de pacientes se requiere mientras existan los programas previstos en beneficio de estos y serán conservados por EUROETIKA LTDA por el término de tiempo que la ley le exige. De esta forma EUROETIKA LTDA puede contactar con alguna frecuencia a los pacientes vía telefónica, electrónica, personalmente o por cualquier otro medio de comunicación para brindarles información o apoyo de tipo educativo, bien sea con tipos de salud o manejo de enfermedades.
6. Se entiende por datos sensibles los que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación. Los datos relativos a la salud son datos considerados sensibles por la ley, sobre los cuales el titular tiene el derecho de abstenerse a dar su consentimiento para el tratamiento de estos.

EUROETIKA LTDA se obliga a mantener la confidencialidad de los datos personales durante el término que le impone la ley y solamente los divulgará en cumplimiento de solicitudes judiciales y/o entidades de vigilancia y control siempre y cuando tengan esta facultad.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Según la ley se tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento entre otros por datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada siempre y cuando no sea requerida de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012.
Ser informado por el responsable previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentará ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 del 2012 y demás normas concordantes.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión parcial o total del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente sobre la materia.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento al momento de solicitar al titular la autorización, por cualquier medio, le informara lo siguiente:

El tratamiento al cual será sometido sus datos personales y la finalidad.
Los derechos que le asisten como titular.
Suministrar al titular la identificación, dirección física o electrónica y el teléfono del responsable.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas, cuando estas versen sobre datos de niñas, niños y adolescentes.

7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER POR PARTE DE LOS TITULARES SUS DERECHOS

0. Consultas: los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal, elevar solicitudes a EUROETIKA LTDA al correo habeasdata@euroetika.com las cuales serán atendidas por el responsable en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la presentación de la misma. Si no fuere posible atenderla dentro de este término se informará al solicitante los motivos de la demora señalando la fecha en que se atenderá dicha consulta sin exceder los 5 días hábiles siguientes.
1. Reclamos: el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una de nuestras bases de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida o tienen la presunción de incumplimiento por parte de EUROETIKA LTDA, podrán presentar un reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo los siguientes parámetros:
1. El reclamo se realizará mediante solicitud al correo electrónico habeasdata@euroetika.com y/o EUROETIKA LTDA atención habeas data calle 73 No. 22 – 60 en Bogotá con la identificación del titular, la descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, EUROETIKA LTDA requerirá al reclamante dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del mismo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses calendario desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles siguientes e informará de la situación al reclamante. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea atendido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se recibió el reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término se informará al interesado los motivos de la demora, la fecha en que se atenderá, la cual no podrá exceder los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. Cuando el reclamo se refiere a la supresión parcial o total de la información, EUROETIKA LTDA deberá proceder a la eliminación de la misma; no obstante EUROETIKA LTDA podrá negarse cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En el caso que EUROETIKA LTDA no elimine los datos dentro de los términos legalmente establecidos el titular tendrá derecho de solicitar a la superintendencia de industria y comercio que ordene la revocatoria de la supresión o eliminación de los datos personales.
5. El titular sólo podrá elevar queja ante la superintendencia de industria y comercio una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.

8. OBLIGACIONES DE EUROETIKA LTDA

0. Garantizar al titular en todo tiempo, en pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
1. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Solicitar y conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Realizar dentro de los términos establecidos por la ley la actualización, rectificación o supresión de los datos.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados por la ley.
6. Registrar en las bases de datos las leyendas “reclamo en trámite” y/o “Información en discusión judicial”.
7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
8. Permitir el acceso a la información únicamente al titular, las entidades de vigilancia y control y/o a los entes jurídicos.
9. Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
11. Construir un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del 2012 y en especial para la atención y consultas de reclamos por parte de los titulares.

9. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos debiendo cumplir mínimo con los
establecidos por nuestra superintendencia de industria y comercio los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la ley 1581 del 2012. Esta prohibición no regirá para:
0. Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
1. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
2. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
3. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
4. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
5. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial.

10. VARIOS

Esta política será modificada, reformada y/o actualizada cuando la ley así lo establezca.